Procedimientos y formalidades en el manejo de los registros y en las inscripciones de las actas

Duplicado de los Actos

Los Oficiales del Estado Civil están obligados a llevar en dos registros originales los actos de nacimiento oportuno, acto de nacimiento tardío, acto de nacimiento hijo/a de madre extranjera no residente en el país, matrimonio civil, matrimonio canónico, divorcio, defunciones, reconstrucciones, transcripciones, y adopciones. (Art.10 Ley No. 659/44).

Apertura de los Libros

Los Oficiales del Estado Civil deberán procurar antes de iniciar el llenado de un registro que el mismo sea certificado por el juez de Paz del Municipio 0 circunscripción correspondiente, lo cual hará en el reverso de cada tapa o carátula del libro, certificará además el número de folios hábiles de estos registros y los rubricará. (Art.ll Ley No.659/44). Quedan exentos de esta formalidad los registros de nacimiento de hijo (a) de madre extranjera no residente en el país.

El hecho de iniciar un registro sin el cumplimiento de esta formalidad, constituye una falta grave del Oficial del Estado Civil actuante.

Si esta formalidad se hubiera omitido, el funcionario que notare la falta deberá comunicarla de inmediato a la junta Central Electoral, vía Dirección Nacional del Registro del Estado Civil, para gestionar la reparación de la omisión. (Párrafo del Art. 11 Ley No.659/44).

Cuidado en el Registro

El llenado de todas las actas debe ser hecho en letras legibles, sin borraduras, ni tacha­duras, ni dejando espacios en blanco, ni haciendo uso de abreviaturas o de fecha en número. (Art.17 Ley No.659/44).

Las Actas del Estado Civil deberán ser llenadas preferiblemente en tinta azul ó negra (por recomendaciones técnicas de la Dirección de Informática de la junta Central Electoral).

Las actas serán numeradas en orden secuencial y firmadas por el Oficial del Estado Civil, por los comparecientes y por los testigos, o se hará mención de las causas que impidan hacerlo. (Arts. 16,17 y 30 Ley No. 659/44).

La secuencia del libro y del acta debe ser por año, es decir, si el Libro No. 1 de Nacimiento Oportuno del año 2008, se inicia con el acta No. 1, Folio No.1, se llenarán hasta el folio 200 seguidamente, pero el próximo libro, o sea, el No. Z, se inicia con el acta No. 201 folio No.1, y así consecutivamente hasta la conclusión del registro, para cada tipo de actos.

Si en el llenado de los registros en curso, se comete algún error material de escritura u omisión, éste podrá en el mismo momento corregirse mediante enmienda y remisiones al margen, que deberán ser firmadas por el Oficial del Estado Civil y por las partes si supieren hacerlo. (Art. 17 Ley No. 659/44).

Si el Oficial del Estado Civil encuentra en sus archivos cualquier acta en blanco o con omisiones, que evidencien de una u otra forma que el acto fue recibido y no asentado o transcrito debidamente por el Oficial actuante, someterá el expediente a la consideración de la junta Central Electoral, a través de la Dirección Nacional de! Registro del Estado Civil.

Las actas con borraduras, tachaduras, que desnaturalicen la información, y que evidencien intención dolosa o violación a las disposiciones de la ley No. 659 sobre Actos del Estado Civil, deberán ser verificadas mediante su cotejo con el texto de los registros que reposan en la Oficina Central del Estado Civil a fin de determinar si difieren o se contradicen, pero en todos los casos serán remitidas a la Dirección Nacional del Registro del Estado Civil, para su estudio y opinión.

El Oficial del Estado Civil debe de abstenerse de expedir actas con irregularidades, estas deben ser sometidas a investigación ante la Dirección Nacional del Registro del Estado Civil.

Archivo de Documentos

Los documentos, tales como poderes, sentencias, certificaciones médicas o cualquier otra documentación que haya servido de soporte en la instrumentación de las actas, deberán ser protocolizados y ordenados cronológicamente y guardados celosamente en los archivos de la Oficialía. (Art.14 Ley No. 659/44).

Duplicidad en el llenado

Es obligación del Oficial del Estado Civil llenar concomitantemente los dos libros originales en curso de cada acto, ya que a más tardar el 30 de enero de cada año deberá enviar los originales que corresponden a la Oficina Central del Estado Civil. (Art.13 Ley No.659/44).

Clausura del Registro

Antes de ser remitidos a la-Oficina Central del Estado Civil, en ambos registros el Oficial del Estado Civil extenderá inmediatamente después del último acto del registro princi­pal, el Acta de Clausura, indicando el número de actos que contenga cada registro, la fecha y hora de la clausura. (Art. 18 Ley No. 659/44).

 

Fuente: Manual del Oficial del Estado Civil

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